Das wahre Ausmaß des Personalmangels 2025

Der deutsche Arbeitsmarkt steht vor einer Zerreißprobe. Laut Institut der deutschen Wirtschaft (IW) konnten allein im Handwerk zuletzt 219.969 offene Stellen nicht besetzt werden.  Das ist kein reines Handwerksproblem; branchenübergreifend fehlten laut einer Erhebung des dbb Ende 2024 sogar 570.000 Beschäftigte im öffentlichen Dienst.  Diese Zahlen sind mehr als nur Statistiken, sie sind der Grund für verpasste Aufträge und gebremstes Wachstum. 70 Prozent der Beschäftigten in Unternehmen mit regelmäßigem Personalmangel arbeiteten krank.  Das zeigt, wie sehr die Lücken die bestehende Belegschaft belasten. Diese angespannte Lage beweist, dass traditionelle Recruiting-Ansätze an ihre Grenzen stoßen und neue Strategien dringend erforderlich sind, um im Kampf um Fachkräfte zu bestehen.

Warum klassische Jobanzeigen keine Talente mehr erreichen

Das Problem liegt nicht nur an der Zahl der verfügbaren Talente, sondern an der Art, wie wir sie suchen. Über 70 % der potenziellen Kandidat:innen sind passiv, das heißt, sie suchen nicht aktiv auf Jobportalen. Eine Stellenanzeige auf einer Online-Jobbörse erreicht also nur einen Bruchteil des Marktes. Diese Ineffizienz hat direkte finanzielle Folgen: Die durchschnittliche Vakanzzeit liegt bei 138 Tagen und verursacht Kosten von fast 50.000 € pro Stelle.  Unternehmen verlieren also täglich Geld, weil ihre Methoden veraltet sind. Statt passiv auf Bewerbungen zu warten, ist ein proaktiver Ansatz zur effizienten Personalbeschaffung nötig. Es braucht eine Methode, die Talente dort abholt, wo sie ihre Zeit verbringen – und das ist heute nicht mehr die klassische Jobbörse.

KMLS beweist: 76 % Erfolgsquote im Handwerk durch Automatisierung

Dass es anders geht, zeigt die KMLS Gruppe, ein Gebäudetechnik-Dienstleister mit 300 Mitarbeitenden. In einer Branche, die massiv vom Personalmangel betroffen ist, stand das Unternehmen vor der Herausforderung, Nischenprofile wie HKL-Servicetechniker zu finden. In über 50 gemeinsamen Projekten mit inga wurde eine Besetzungsquote von 76 % erreicht. Im Schnitt lieferte der Job-Bot 21 geprüfte Bewerbungen für jede Vakanz. „Der Job-Bot ist schnell, unkompliziert … Talente fließen direkt in unser BMS – das i-Tüpfelchen“, so das Fazit von KMLS. Dieser Erfolg belegt, wie automatisierte Bots selbst in schwierigen Märkten zuverlässig Vakanzen besetzen und den administrativen Aufwand massiv senken. Doch dieser Ansatz funktioniert nicht nur in der Nische, sondern auch in der Breite.

EDEKA skaliert Erfolge: 72 % Einstellungsquote bei 120+ Projekten

Der Lebensmitteleinzelhandel kämpft mit hohem Wettbewerb und klassischen Prozessen, die Talente abschrecken. Für die EDEKA Gruppe hat inga seit 2020 über 120 Projekte für 20 verschiedene Profile umgesetzt. Das Ergebnis ist eine beeindruckende Einstellungsquote von 72 %. Pro Stelle wurden durchschnittlich 21 vorqualifizierte Bewerbungen generiert. Die Lösung war eine Kombination aus Social-Recruiting-Kampagnen und einem Job-Bot, der ein kurzes, markenneutrales Interview führt. So werden auch schwer erreichbare Zielgruppen wie Thekendienst- und Logistik-Talente effizient aktiviert. Dieser Ansatz macht eine Traditionsmarke zum Talent-Magneten und beweist die Skalierbarkeit von modernem Social Recruiting. Es geht jedoch nicht nur um Masse, sondern vor allem um die Passgenauigkeit der Kandidaten.

SCHRAMM zeigt: Maßgeschneiderte Bots für schwer findbare Experten

Manche Rollen sind so speziell, dass klassische Kanäle und Standard-Bots versagen. Der Recruiting-Dienstleister SCHRAMM setzt seit 2022 auf individuell programmierte Bots von inga, um hochspezialisierte Fach- und Führungskräfte im DACH-Raum zu finden. Statt eines „One-Size-Fits-All“-Ansatzes wird hier auf präzises Targeting und eine maßgeschneiderte Ansprache gesetzt. Dieser „Handarbeits-Ansatz“ gewinnt passive Kandidat:innen, die auf keiner Jobbörse aktiv suchen. SCHRAMM belegt damit, dass Qualität vor Quantität der Schlüssel zum Erfolg bei raren Expert:innen ist. So lassen sich gezielt die richtigen Talente finden, anstatt die HR-Abteilung mit unpassenden Profilen zu überfluten. Das Herzstück dieser Erfolge ist die intelligente Technologie dahinter.

So senkt automatisierte Vorqualifizierung Deinen Admin-Aufwand um 80 %

Die Beispiele von KMLS und EDEKA zeigen einen gemeinsamen Nenner: Der größte Hebel liegt in der automatisierten Vorqualifizierung. Der inga Job-Bot übernimmt die zeitaufwendigsten Aufgaben im Recruiting-Prozess. Das reduziert den administrativen Aufwand für HR-Teams um bis zu 80 %.

1. Automatisierte Ansprache: Der Bot spielt die Stellenanzeige gezielt an passende Kandidat:innen auf Social Media aus.
2. Interaktives Mini-Interview: Interessierte führen ein 5-minütiges, dialogbasiertes Interview direkt im Chat.
3. Prüfung der Kernkompetenzen: Der Bot fragt die wichtigsten Qualifikationen, die Gehaltsvorstellung und die Verfügbarkeit ab.
4. Direkte Übergabe: Nur passende und geprüfte Profile werden direkt in dein Bewerbermanagementsystem (BMS) übertragen.

Dieser Prozess liefert dir in nur 7-10 Tagen die ersten qualifizierten Profile.  Anstatt Hunderte Lebensläufe zu sichten, konzentrierst du dich auf die vielversprechendsten Bewerber finden und führst direkt gute Gespräche.

Dein Plan gegen den Personalmangel startet heute

Der Personalmangel wird nicht von allein verschwinden. Im Gegenteil, der Wettbewerb um die besten Köpfe wird sich weiter verschärfen.  Auf veraltete Methoden zu setzen, ist wie mit einem Tretroller auf die Autobahn zu fahren – frustrierend und aussichtslos. Unternehmen wie KMLS, EDEKA und SCHRAMM zeigen, dass Technologie der entscheidende Wettbewerbsvorteil im modernen Recruiting ist. Sie gewinnen nicht nur schneller und effizienter Personal, sie sichern sich damit ihre Zukunftsfähigkeit. Der erste Schritt ist, die eigenen Potenziale zu erkennen. Beginne damit, deine Prozesse zu analysieren und die Weichen für ein automatisiertes, intelligentes Recruiting zu stellen.