Die 29.000-Euro-Lücke: Warum unbesetzte Stellen dein Wachstum bremsen

Jeder leere Stuhl im Büro kostet dich bares Geld. Die durchschnittlichen Vakanzkosten in Deutschland liegen bei 29.000 Euro, in Branchen wie der IT können sie sogar auf über 37.300 Euro ansteigen.  Diese Summe entsteht nicht nur durch die Kosten für Stellenanzeigen, sondern vor allem durch verlorene Produktivität und überlastete Teams. Die durchschnittliche Zeit, eine Stelle zu besetzen, liegt bei 138 Tagen – fast fünf Monate, in denen Projekte stocken und Aufträge liegen bleiben.  Eine schlechte Candidate Experience verschärft das Problem, denn 78 % der Bewerber im DACH-Raum haben schon einmal Ghosting durch ein Unternehmen erlebt.  Eine negative Erfahrung teilen vier von fünf Bewerbern mit Freunden und Bekannten, was deine Arbeitgebermarke nachhaltig schädigt.  Diese Zahlen zeigen, dass traditionelle Methoden oft nicht mehr ausreichen, um im Wettbewerb um Talente zu bestehen. Es braucht einen strategischen Wandel, um die Lücke schneller und effizienter zu schließen.

76 % Erfolgsquote im Handwerk: Wie KMLS dank Automatisierung Bewerber findet

Gerade im Handwerk ist der Mangel an Fach- und Führungskräften enorm. Die KMLS Gruppe, ein Gebäudetechnik-Dienstleister mit rund 300 Mitarbeitenden, stand genau vor dieser Herausforderung. Gesucht wurden Spezialisten von Servicetechnikern (HKL/TGA/MSR) bis zur Buchhaltung. Seit fünf Jahren setzt das Unternehmen auf eine Partnerschaft mit inga und hat in dieser Zeit über 50 Projekte für mehr als 15 verschiedene Profile umgesetzt. Das Resultat ist eine beeindruckende Besetzungsquote von 76 %. Pro Vakanz erhielt KMLS durchschnittlich 21 geprüfte Bewerbungen, was den Auswahlprozess massiv beschleunigte. Der Schlüssel zum Erfolg liegt im Einsatz eines automatisierten Job-Bots, der Kandidaten schnell und unkompliziert durch den Prozess führt. „Der Job-Bot ist schnell, unkompliziert … Talente fließen direkt in unser BMS – das i-Tüpfelchen“, so ein Zitat des Unternehmens. Dieses Beispiel beweist, dass moderne Recruiting-Methoden selbst in Nischenbranchen zuverlässig funktionieren und den administrativen Aufwand erheblich senken. So wird die Suche nach Talenten planbar und skalierbar.

Passive Talente gezielt erreichen: SCHRAMMs Strategie für seltene Expertenprofile

Was tust du, wenn deine Zielgruppe auf keiner Jobbörse aktiv sucht? Genau hier versagen klassische Kanäle. Laut einer LinkedIn-Umfrage gelten beeindruckende 56 % der Arbeitnehmer als passive Kandidaten.  Der Recruiting-Dienstleister SCHRAMM hat sich darauf spezialisiert, genau diese schwer erreichbaren Fach- und Experten im DACH-Raum zu finden. Statt auf Standardlösungen zu setzen, nutzt SCHRAMM seit 2022 individuell programmierte Bots von inga. Diese „Handarbeit-Bots“ ermöglichen ein präzises Targeting, das weit über normale Kampagnen hinausgeht.

Die Strategie belegt, dass maßgeschneiderte Bots passive Kandidatinnen und Kandidaten dort gewinnen, wo andere Wege versagen. Der Ansatz fokussiert sich auf Qualität statt Quantität und verhindert so Bewerbungs-Spam. So funktioniert die gezielte Ansprache:

• Präzise Zielgruppendefinition: Analyse der Profile, die für die hochspezialisierten Rollen infrage kommen.
• Individuelle Bot-Programmierung: Entwicklung eines maßgeschneiderten Job-Bots, der die Sprache der Zielgruppe spricht.
• Gezieltes Social Media Targeting: Ausspielung der Kampagne in den Netzwerken, in denen sich die Experten aufhalten.
• Niedrigschwelliger Bewerbungsprozess: Ein kurzes Mini-Interview im Chat ersetzt das umständliche Anschreiben und den Lebenslauf-Upload.

Dieser Ansatz im Active Sourcing zeigt, wie man mit technischer Präzision und menschlicher Expertise auch die seltensten Experten findet.

72 % Einstellungsquote im Handel: Wie EDEKA mit Social Recruiting den Wettbewerb aussticht

Im Lebensmitteleinzelhandel herrscht ein intensiver Wettbewerb um Fachkräfte in Logistik, Verwaltung und den Filialen. Die EDEKA Gruppe, ein Traditionsunternehmen mit über 70.000 Beschäftigten, sah sich mit der Herausforderung konfrontiert, dass klassische Prozesse Talente eher abschrecken. Seit 2020 hat EDEKA in über 120 Projekten für 20 verschiedene Profile – von Marktleitung bis Thekendienst – auf eine Kombination aus Social Recruiting und Job-Bot gesetzt. Das Ergebnis ist eine Einstellungsquote von 72 % und durchschnittlich 21 vorqualifizierte Bewerbungen pro Stelle. Die Lösung aktiviert schwer erreichbare Zielgruppen skalierbar und effizient, ohne den Aufwand für das HR-Team zu erhöhen. Ein mobiler und einfacher Bewerbungsprozess ist entscheidend, da viele Kandidaten sonst abspringen.  Der Job-Bot führt ein kurzes, markenunabhängiges Interview und übergibt die qualifizierten Profile direkt ins Bewerbermanagementsystem. So wird eine Traditionsmarke zum Talent-Magneten, selbst bei Massenrollen.

Effizienz im Fokus: Wie Job-Bots den Admin-Aufwand um 70 % reduzieren

Die Fallstudien von KMLS und EDEKA zeigen einen gemeinsamen Nenner: die massive Reduzierung des administrativen Aufwands durch Automatisierung. Unternehmen können durch den Einsatz von Chatbots eine Effizienzsteigerung von bis zu 70 % im Recruiting erreichen.  Anstatt hunderte unpassende Bewerbungen manuell zu sichten, liefert der Bot bereits vorgeprüfte Kandidaten direkt ins System. Dies verkürzt nicht nur die Time-to-Hire, sondern verbessert auch die Candidate Experience, da 62 % der Kandidaten ein automatisiertes System einem langwierigen E-Mail-Verkehr vorziehen.

Die Vorteile der automatisierten Vorqualifizierung sind klar:

• Zeitersparnis: Der Bot übernimmt die 24/7-Kommunikation und die erste Auswahlrunde.
• Qualitätssteigerung: Nur Kandidaten, die die Grundanforderungen erfüllen, werden an HR weitergeleitet.
• Reduzierung von Bias: Die erste Auswahl erfolgt auf Basis von Fakten, nicht nach Sympathie.
• Bessere Candidate Experience: Bewerber erhalten sofortiges Feedback und einen klaren Prozess.

Durch diesen Ansatz können sich Recruiter auf das Wesentliche konzentrieren: die Gespräche mit den Top-Kandidaten. So wird es einfacher, mehr Bewerbungen zu erhalten und diese effizient zu verwalten.

Neue Wege im Recruiting: Von TikTok-Kampagnen bis zur HR-Prozessberatung

Erfolgreiches Recruiting bedeutet, immer einen Schritt vorauszudenken. Neben den bewährten Methoden gibt es weitere innovative Ansätze, um die richtigen Talente zu finden. Ein vielversprechender Kanal ist TikTok, insbesondere für die Gewinnung von Auszubildenden und für Einstiegsrollen. Kampagnen auf dieser Plattform sind oft deutlich günstiger als auf klassischen Kanälen. Ein weiterer Hebel ist die Optimierung der internen Prozesse. Manchmal liegt das Problem nicht nur in der Ansprache, sondern in den Abläufen. Hier kann ein externes Recruiting-Consulting, wie es Corinna mit ihrer jahrzehntelangen HR-Praxis anbietet, den entscheidenden Unterschied machen. Sie implementiert praxiserprobte Prozesse und KPI-Frameworks, die auch im Mittelstand funktionieren. Für Unternehmen mit hohem Bewerbungsaufkommen kann zudem ein reiner Screening-Chatbot die Lösung sein. Er filtert Bewerbungen ohne teure Mediaschaltung und entlastet so die HR-Abteilung massiv. Diese Ansätze zeigen, dass eine ganzheitliche Strategie der Schlüssel ist, um nachhaltig erfolgreich Bewerber zu finden.