Der wahre Preis leerer Stühle im Vertrieb

Eine unbesetzte Stelle im Vertrieb ist mehr als nur ein Ärgernis – sie ist ein teures Problem. Die durchschnittliche Vakanzzeit für eine Vertriebsposition liegt bei langen 154 Tagen.  In dieser Zeit gehen nicht nur potenzielle Aufträge verloren, auch die Belastung für das bestehende Team steigt, was die Fluktuation weiter antreibt. Die direkten Kosten einer solchen Vakanz summieren sich schnell auf über 29.000 Euro.  Das Problem verschärft sich, da über 51 % der Unternehmen in Deutschland Schwierigkeiten haben, überhaupt Fachkräfte zu finden.  Eine effiziente Mitarbeitersuche ist daher kein Luxus, sondern überlebenswichtig. Die alten Methoden versagen, weil sie die Zielgruppe nicht mehr erreichen und die Prozesse zu langsam sind. Es braucht einen Ansatz, der Geschwindigkeit, Präzision und Effizienz vereint, um diese teure Lücke zu schließen.

Automatisierung als Antwort auf den Fachkräftemangel

Die Lösung liegt in der gezielten Automatisierung des Recruitings.  Anstatt passiv auf Bewerbungen zu warten, suchen intelligente Job-Bots aktiv dort, wo sich Talente aufhalten: auf Social Media. Ein perfektes Beispiel dafür ist die KMLS Gruppe, ein Gebäudetechnik-Dienstleister mit rund 300 Mitarbeitenden. Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, Nischenprofile von Servicetechnikern bis zur Buchhaltung zu besetzen. Seit über fünf Jahren setzt KMLS auf die Job-Bots von inga und hat in über 50 Projekten eine beeindruckende Besetzungsquote von 76 % erreicht. Pro Vakanz generierte der Bot durchschnittlich 21 geprüfte Bewerbungen. „Der Job-Bot ist schnell, unkompliziert … Talente fließen direkt in unser BMS – das i-Tüpfelchen“, so das Fazit des Unternehmens. Eine gezielte Fachkräftesuche zeigt, dass selbst im Handwerk automatisierte Prozesse den Admin-Aufwand senken und Nischenrollen zuverlässig besetzen. Doch dieser Ansatz funktioniert nicht nur bei Spezialisten, sondern lässt sich auch für die Masse skalieren.

Großunternehmen wie die EDEKA Gruppe mit über 70.000 Beschäftigten kämpfen an vielen Fronten gleichzeitig: Fachkräftemangel in Logistik, Verwaltung und im filialisierten Handel. Klassische Prozesse schrecken hier Talente eher ab. Seit 2020 hat inga für EDEKA über 120 Projekte für 20 verschiedene Profile umgesetzt, von der Marktleitung bis zum Thekendienst. Das Ergebnis ist eine Einstellungsquote von 72 % und durchschnittlich 21 vorqualifizierte Bewerbungen pro Stelle. Die Lösung kombiniert reichweitenstarke Social Recruiting Kampagnen mit einem Job-Bot. Dieser führt ein kurzes, neutrales Mini-Interview ohne „Employer-Brand-Bias“ und übergibt die qualifizierten Profile direkt ins Bewerbermanagementsystem. So werden auch schwer erreichbare Zielgruppen skalierbar und effizient aktiviert, ohne Mehraufwand für das HR-Team. Dieser Erfolg beweist, dass automatisierte Systeme eine Traditionsmarke in einen Talent-Magneten verwandeln können. Aber was ist mit den hochspezialisierten Experten, die auf keiner Plattform aktiv suchen?

Für hochspezialisierte Rollen, bei denen klassische Kanäle versagen, ist Präzision wichtiger als pure Masse. Hier kommen individuell programmierte Bots ins Spiel, wie sie der Recruiting-Dienstleister SCHRAMM seit 2022 einsetzt. Statt einer „One-Size-Fits-All“-Lösung werden hier Bots gezielt für die Ansprache von schwer erreichbaren Fach- und Expert:innen im DACH-Raum entwickelt. Dieser Ansatz zielt auf die 43 % der Talente, die zwar offen für einen Wechsel, aber nicht aktiv auf Jobsuche sind. Die maßgeschneiderten Bots von SCHRAMM belegen, dass diese passiven Kandidat:innen gewonnen werden können, wo andere Wege scheitern. Es ist eine Form von modernem Headhunting, das auf Qualität statt auf Bewerbungs-Spam setzt. Der Erfolg dieser unterschiedlichen Anwendungsfälle – von der Nische über die Masse bis zum Experten – basiert auf einem durchdachten, kandidatenzentrierten Prozess.

Der Erfolg des Job-Bots basiert auf einem einfachen, aber wirkungsvollen Prozess, der die Hürden für Bewerber minimiert. Anstatt langwieriger Formulare gibt es ein kurzes, mobilfreundliches Chat-Interview, das die Wechselmotivation und die wichtigsten Qualifikationen in wenigen Minuten abfragt. So wird die Candidate Experience massiv verbessert, was im heutigen Wettbewerb entscheidend ist. Der gesamte Prozess lässt sich in vier Schritten zusammenfassen:

• Gezieltes Targeting: Die Anzeigen werden auf Social-Media-Kanälen wie LinkedIn oder Facebook ausgespielt, wo laut Statistiken über 80 % der potenziellen Kandidaten täglich aktiv sind.
• Niedrigschwellige Ansprache: Ein Klick führt direkt zum Chatbot – ganz ohne Lebenslauf-Upload oder Anschreiben.
• Automatisierte Vorqualifizierung: Der Bot stellt die entscheidenden Fragen und filtert unpassende Profile sofort aus.
• Direkte Übergabe: Qualifizierte Kandidatenprofile landen direkt im Bewerbermanagementsystem des Unternehmens.

Dieser Ansatz hilft nicht nur dabei, qualifizierte Bewerber zu finden, sondern reduziert auch den administrativen Aufwand für HR-Teams um ein Vielfaches. Diese gewonnene Effizienz beschleunigt den gesamten Prozess vom ersten Kontakt bis zur Einstellung.

Die schnellste Bewerbung nützt nichts, wenn der Kandidat wochenlang auf eine Rückmeldung wartet. Deshalb geht der Service von inga auf Wunsch noch einen Schritt weiter. Mit einem vom Kunden bereitgestellten Terminierungslink kann der Job-Bot für passende Kandidaten direkt ein Bewerbungsgespräch buchen. Dieser Service verwandelt einen einfachen Klick in einen festen Interview-Termin, oft innerhalb von 48 Stunden. Das spart HR-Teams den gesamten Koordinationsaufwand und verkürzt die Time-to-Hire drastisch. In einer Branche, in der nur 16,7 % der Personalvermittler eine wirklich hohe Erfolgsquote vorweisen können, macht dieser Effizienzvorsprung den Unterschied. Wenn du aufhörst, nur Stellenanzeigen zu schalten, und anfängst, aktiv Top-Talente zu gewinnen, gehört der Fachkräftemangel bald der Vergangenheit an. Bist du bereit, deine Personalsuche zu revolutionieren? Dann vereinbare jetzt dein kostenloses Erstgespräch und entdecke dein volles Recruiting-Potenzial.